Warum Sie mit einer Kanzleisoftware Ihr beA besser nutzen können

Automatische beA-Posteingangs­signalisierung

Arbeitsteilige Workflows mittels Postmappe

Integrierte Signaturkomponente

Stempelfunktion für digitale Anlagen

elektronisches Empfangsbekenntnis
EEB

Automatische Umwandlung in erford. PDF-Format

01.01.2022: Die aktive Nutzungspflicht kommt!

Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs werden etablierte Kanzleiprozesse mittelfristig vollständig digitalisiert. Qua Gesetz richtete der Gesetzgeber der Anwaltschaft das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ein. Immer mehr Gerichte sind empfangsbereit für elektronische Klagezustellungen und adressieren als Rückkanal auch zunehmend das beA-Postfach.

Zwar lässt sich das beA über das Online-Portal nutzen, jedoch kommen Anwälte dabei schnell an die Effizienzgrenzen. Die Weblösung biete wenig Komfort, von technischen Finessen ganz zu schweigen. Mit der zunehmenden Nutzung treffen Kanzleien aber auch auf neue Fragestellungen im Umgang mit dem beA-Postfach:

  • Das beA ist ein anwaltbezogenes Postfach - wie arbeiten Sie hier arbeitsteilig mit den Refas?
  • beA-Nachrichten werden automatisch gelöscht - wie organisieren Sie die Langzeitarchivierung?
  • Können Sie gewährleisten, immer das jeweils gültige technische PDF-Format gemäß ERVV zu nutzen?
  • Wie lassen sich Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln?
  • Wie stellen Sie sicher, die Benennung der Dokumente ohne Verwendung unzulässiger Zeichen vorzunehmen?
  • Wie organisieren Sie arbeitsteiliges Arbeiten – Stichwort: Wiedereinsetzung?
  • Wie behandeln Sie die technischen Zusatzinformationen, wie Strukturdatensätze?

Die verbliebenden Tage in 2021 sollten unbedingt genutzt werden, die Digitalisierung in der Kanzlei voranzutreiben.

Praxisbericht: Wie die Partner der Kanzlei BKF das beA in ihre Kanzleiabläufe integrierten und worauf sie besonders geachtet haben.

Voraussetzung für den Download ist Ihre Einwilligung zum Erhalt von Informationen über Produkte und Leistungen der Wolters Kluwer Deutschland GmbH, Wolters-Kluwer-Str. 1, 50354 Hürth aus dem Bereich Recht. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt entsprechend unseren Datenschutzhinweisen, die Sie hier einsehen können.
Sie können Ihre Einwilligung zum Erhalt von Informationen über Produkte und Leistungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte senden Sie hierzu eine Mitteilung an datenschutz@wolterskluwer.com oder verwenden Sie im Falle elektronischer Nachrichten die jeweils vorhandene Abmeldefunktion. Mit dem Widerruf ist ein weiterer Zugang zu der Leistung nicht mehr möglich.

“Neben Funktionen für ein effizientes Kanzleimanagement gehöre die in AnNoText integrierte Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) zu den Features, die für uns von besonderer Bedeutung sind: Sie entlastet uns in der täglichen Kanzleiarbeit erheblich und spart ca. 50% Zeit.“

Patrick Köppen, Kanzleipartner der Kanzlei BKF in Wiesbaden

Fortschrittliche beA-Integration in AnNoText

  • Reduzieren Sie den manuellen Aufwand: AnNoText holt automatisch und regelmäßig beA-Nachrichten ab
  • Sicherheit durch Protokollierung: Speicherung aller Nachrichten und Anlagen direkt in der AnNoText-Akte, ohne befürchten zu müssen, dass Nachrichten von der Löschroutine des beA dauerhaft entfernt werden
  • Behalten Sie etablierte Abläufe bei: Arbeiten Sie wie gewohnt arbeitsteilig mit dem Backoffice-Bereich durch Softwarezertifikate

Darüber hinaus können Sie:

Mit AnNoText profitieren Sie von einem integrierten Workflow aller notwendigen Schritte, um Nachrichten zu empfangen und in der Historie zu sichern, Anlagen dauerhaft zu speichern, zum Versand vorzubereiten, Anlagen sortieren, OCR-basiert durchsuchbar machen, arbeitsteilig zu signieren und zu versenden.

  • Netzwerkfähig: Nachrichten aus einem Postfach können parallel an verschiedenen Arbeitsplätzen heruntergeladen oder versendet werden
  • Arbeitsteilige Workflows mittels Postmappe (Sachbearbeiter erstellt alle Dokumente im PDF, Anwalt signiert, Sachbearbeiter verschickt)
  • Direkter Versand durch den Anwalt
  • Stempelfunktion für Anlagen
  • Alternative Dateinamen für den Versand
  • Integrierte Signaturkomponente
  • Automatische Umwandlung aller Schreiben und Anlagen in durchsuchbares PDF/A Format (ERVV-konform)
  • Erzeugung aller Nachrichten- und Versandprotokolle im PDF-Format
  • Integrierte OCR-Erkennung der PDF-Dokumente
  • Speicherung der eingehenden und ausgehenden beA-Nachrichten zur Aktenhistorie incl. der digitalen Signatur
  • Workflow für elektronische Empfangsbekenntnisse EEB
  • Unterstützung von Hardware- und Software-Zertifikaten
  • Terminalserver-tauglich
Lesen Sie den Praxisbericht der Kanzlei BKF zu den Herausforderungen und Umsetzungen im Zusammenhang mit dem beA.

Wissenswertes zum beA Anwaltspostfach

Zeitgleich mit der Erhöhung der Anwaltsgebühren, für die am 25. November 2020 im Bundestag grünes Licht gegeben wurde, wurde der Antrag die aktive Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis ins Jahr 2025 zurückzustellen, abgelehnt.

Flächendeckend besteht zum Stichtag 01.01.2022 die aktive Nutzungspflicht des beA-Anwaltspostfachs. Einige Bundesländer haben bereits diese Verpflichtung vorgezogen. Vorreiter hierbei ist Schleswig-Holstein, dass bereits zum 1.1.2020 die aktive Nutzungspflicht für die Arbeitsgerichtsbarkeit eröffnet hatte – Schriftsätze müssen ausschließlich elektronisch eingereicht werden. Bestätigend entschied das LAG Schleswig-Holstein (6 Sa 102/20), dass eine Berufungseinlegung per Fax unwirksam ist.

In Bremen wurde die Pflicht zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für die Fachgerichtsbarkeiten (Ausnahme LSG Niedersachsen-Bremen sowie Verwaltungsgerichtsbarkeit) zum 1. Januar 2021 beschlossen.

Auch wenn andere Bundesländer vom Vorziehen der Nutzungspflicht keinen Gebrauch machten, besteht derzeit eine passive Nutzungspflicht, die auch berufsrechtliche Fragestellungen aufwirft. Gemäß eines Beschlusses des AG Ebersberg liegt die Organisation des Kanzleibetriebs in der alleinigen Verantwortung des Rechtsanwalts. Wenn das elektronische Postfach nicht bedient wird und deshalb gerichtliche Zustellungen unbemerkt bleiben, liegt das im Verschulden des Rechtsanwalts: eine Wiedereinsetzung erfordert aber das unverschuldete Versäumen einer Frist.

Auch das LAG Schleswig Holstein urteilte in seinem Beschluss vom 19.09.2019, dass ein Rechtsanwalt als Inhaber eines beA nicht nur verpflichtet ist, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen.

Bereits seit dem 01.07.2019 definiert die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) die technischen Rahmenbedingungen einzureichender Dokumente. Diese betreffen z.B. das Dateiformat, die Durchsuchbarkeit sowie den Dateinamen.

Wie prüfen Sie, bei welchem Gericht der elektr. Rechtsverkehr eröffnet wurde? Die Bundesländer legen in den Landesverordnungen fest, bei welchen Gerichten der elektronische Rechtsverkehr eröffnet ist. Auf der Website www.justiz.de finden Sie einen Überblick. Praxistipp: Aus Haftungsgründen sollten Sie zum Zeitpunkt der Absendung in den jeweiligen Landesverordnungen prüfen, ob das Bundesland bereits am Elektronischen Rechtsverkehr teilnimmt.

Falls Sie Ihr beA-Postfach noch nicht erstregistriert und aktiviert haben, sollten Sie dies umgehend nachholen. Nach § 31 Abs. 6 BRAO ist der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen. Bereits im März 2020 verurteilte das Anwaltsgericht Nürnberg (Az. I-13/19 5 EV 42/19) eine Rechtsanwältin zu einer Geldbuße von 3.000 EUR, weil sie ihr beA noch am Tag der Urteilsverkündung nicht aktiviert und damit entsprechend ihre Berufspflicht nicht erfüllt hatte.